El coste real de gestionar mal la paquetería en edificios de oficinas

El comercio electrónico en España representa ya el 27,9% del total de ventas retail (Deloitte, Q3 2025). Para muchos empleados, la oficina sigue siendo el lugar donde prefieren recibir sus pedidos: más fiable que la entrega en domicilio, menos probable que genere una entrega fallida, más seguro que dejar un paquete en el portal.

El problema es que la mayoría de edificios de oficinas no fueron diseñados para gestionar este volumen. Y el coste de gestionarlo mal es más alto de lo que la mayoría de equipos de facilities ha contabilizado formalmente.

Según The Mail Company, muchos edificios de oficinas no tienen sala de correspondencia dedicada. El personal de recepción ha absorbido la función por defecto, sin los sistemas, el espacio ni el tiempo para hacerlo bien.

El resultado es un patrón que la mayoría de facility managers reconocerá: paquetes registrados de forma inconsistente, dejados en almacenamiento temporal que nunca fue diseñado para ese fin, entregados sin registro adecuado. Los artículos se extravían. Los empleados hacen seguimiento repetidamente. La recepción dedica tiempo que no tiene a localizar paquetes en lugar de gestionar el edificio.

El coste se acumula en categorías que rara vez se suman juntas.

El tiempo de personal es el más inmediato. En un edificio de oficinas de tamaño medio que recibe entre 30 y 50 paquetes al día, el proceso manual de recepción, registro, almacenamiento y notificación a los destinatarios absorbe una parte significativa de la capacidad de recepción. No es un coste fijo: escala con el volumen de paquetería, que sube año tras año, y no escala con el personal, que raramente lo hace.

El trabajo híbrido añade complejidad. Un paquete que llega un martes para alguien que trabaja lunes y jueves necesita guardarse de forma segura, rastrearse con fiabilidad y estar disponible cuando esa persona esté en el edificio. Sin un sistema adecuado, esto genera seguimientos repetidos y un backlog creciente de artículos sin recoger que ocupan el espacio disponible.

Los edificios multiinquilino añaden otra capa. Varias empresas compartiendo un edificio, cada una con su propio personal y sus propios volúmenes de entrega, necesitan un sistema que pueda segmentar el acceso, hacer seguimiento por inquilino y reportar con precisión entre múltiples ocupantes. Sin uno, el gestor del edificio absorbe el coste de coordinación en cada planta.

En Smart Point integramos la gestión de paquetería en la capa operativa del edificio. Nuestras taquillas inteligentes reciben paquetes automáticamente, notifican al destinatario sin intervención del personal y permiten la recogida en el horario del empleado, no en el horario de oficina del edificio. Para los gestores y entornos multiinquilino, los datos de uso, la segmentación por empresa y los informes se gestionan desde el mismo panel de operaciones que el resto de servicios del edificio.

El 30% de las entregas en España son fallidas porque el destinatario no está en casa (UOC, 2024). Las taquillas inteligentes en edificios de trabajo eliminan ese problema para empleados y para el equipo de recepción al mismo tiempo.

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